BR Eventagentur Hamburg
Tagung & Kongress in Hamburg planen – Ihre Eventagentur für professionelle Unterstützung
Ob Jahrestagung, Vertriebskonferenz, Fachkongress, Konferenz oder Führungskräfte-Meeting: Wir unterstützen B2B-Unternehmen bei der Planung und Durchführung von Tagungen und Kongressen in Hamburg – von der Location über Technik und Teilnehmermanagement bis zur Ablaufsteuerung am Veranstaltungstag.
Full-Service Planung
Teilnehmermanagement
50 bis 3.000+ Teilnehmer
Hamburg & bundesweit
Tagungen, Kongresse und Konferenzen in Hamburg planen und umsetzen
Als Eventagentur in Hamburg unterstützen wir B2B-Unternehmen bei der Planung, Organisation und Durchführung von Tagungen, Kongressen und Konferenzen – von der ersten Idee bis zur Projektleitung am Veranstaltungstag. Viele B2B-Unternehmen kommen mit einem konkreten Anlass zu uns: eine Jahrestagung, die diesmal größer werden soll. Eine Vertriebskonferenz, für die es eine neue Location braucht. Ein Fachkongress, der zum ersten Mal professionell organisiert werden soll. Oder ein Führungskräfte-Meeting, bei dem Technik, Ablauf und Rahmenprogramm einfach funktionieren müssen. Was all diese Formate gemeinsam haben: Sie sind komplex, sie brauchen viele koordinierte Bausteine – und sie sollen reibungslos laufen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was wir konkret übernehmen, welche Locations in Hamburg sich für Tagungen und Kongresse eignen, und wie Sie eine erste Anfrage stellen können. Zu unseren Kunden zählen B2B-Unternehmen unterschiedlicher Branchen – darunter die jährliche Car Media Convention, einen Branchenkongress der Automobilzulieferindustrie, den wir seit 2015 vollständig organisieren, sowie langjährige Kooperationen mit renommierten Hamburger Konferenzhäusern.
Was wir bei Ihrer Tagung oder Ihrem Kongress übernehmen
Eine Tagung hat viele Bausteine – und jeder muss sitzen. Wir übernehmen die Koordination aller relevanten Bereiche, damit Sie und Ihr Team sich auf die inhaltliche Seite konzentrieren können. Je nach Umfang und Bedarf übernehmen wir einzelne Bereiche oder die komplette Planung und Steuerung.
Location & Übernachtung
Location-Auswahl passend zu Teilnehmerzahl und Format, Hotelkontingente für auswärtige Teilnehmer, Shuttle-Transfers und Genehmigungen.
Teilnehmermanagement
Von Einladung und Anmeldeseite über Akkreditierung und Check-in vor Ort bis zu Zertifikaten im Nachgang und Feedback-Erhebung.
Referenten & Moderation
Referenten buchen und briefen, professionelle Moderation, Simultanübersetzung für internationale Formate und Ablaufsteuerung am Veranstaltungstag.
Konferenztechnik & Hybrid
Mikrofon, Leinwand, Bühne und Regie – sowie Livestream und hybride Übertragung für Remote-Teilnehmer, Aufzeichnung und Event-App auf Wunsch.
Verpflegung & Rahmenprogramm
Kaffeepausen, Mittagsbuffet, Abendessen – passend zum Ablauf koordiniert. Dazu Networking-Dinner, Stadtrundgang oder Abendveranstaltung als optionale Programmpunkte.
Ausstellung & Mobiliar
Ausstellungsflächen und Messebereiche im Foyer, passendes Mobiliar von Bestuhlung bis Lounge, Beschilderung und Wegeleitung vor Ort.
Warum eine Tagung oder einen Kongress mit einer Eventagentur planen?
Von der ersten Idee bis zur Umsetzung vor Ort koordinieren wir alle Bausteine Ihrer Tagung oder Ihres Kongresses. Sie und Ihr Team können sich auf die inhaltliche Seite konzentrieren – wir sorgen dafür, dass Location, Technik, Teilnehmer und Ablauf reibungslos funktionieren.
Kostenlose Erstberatung
Full-Service Planung
Betreuung am Veranstaltungstag
Neben Tagungen und Kongressen planen wir für B2B-Unternehmen auch Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Firmenjubiläen und Incentive- und Teamevents.
Ideen für Tagungslocations und Kongresszentren in Hamburg
Die passende Location ist bei einer Tagung oder einem Kongress entscheidend. Raumgröße, Technikausstattung, Erreichbarkeit und Atmosphäre müssen zum Format und zur Teilnehmerzahl passen. Aus unserem Portfolio empfehlen wir je nach Anlass passende Partnerlocations – von modernen Tagungshotels an der Alster bis zu außergewöhnlichen Eventlocations im Hamburger Hafen. Alle Partnerlocations in Hamburg ansehen.
Tagungshotels
Hotels mit professionellen Konferenzräumen, Technik und Catering – ideal für mehrtägige Tagungen oder Teilnehmer von außerhalb. Unsere Partnerhotels an der Alster: Le Méridien, Hotel Atlantic und The Fontenay.
Kongresszentren & Großlocations
Für Kongresse mit mehreren hundert Teilnehmern: flexible Raumkonzepte, Bühnenflächen und umfangreiche Technikinfrastruktur. Z.B. Altonaer Fischauktionshalle (bis 4.200) oder Kuppel Hamburg (bis 3.000).
Eventlocations mit Konferenzbereich
Tagung am Tag, Abendveranstaltung am Abend – ohne Locationwechsel. Moderne Eventspaces ermöglichen Konferenz, Präsentation und Networking in besonderem Umfeld. Z.B. Panoramadeck mit 360°-Blick.
Locations mit Breakout-Räumen
Für Konferenzen mit parallelen Workshops oder Sessions sind Locations mit mehreren kombinierbaren Räumen entscheidend. Der Curio-Haus bietet bis zu zehn kombinierbare Räume.
Hybridfähige Locations
Für Veranstaltungen mit Remote-Teilnehmern sind Locations mit technischer Infrastruktur für Livestream und Hybridformate ideal. Wir koordinieren die Streaming-Technik unabhängig von der Location.
Tagungen & Kongresse im Ausland
Nicht jede Jahrestagung findet in Hamburg statt. Wir planen und organisieren Tagungen international – mit Partnerhotels, lokalen Dienstleistern und dem gleichen Full-Service wie im Inland. Mehr zu Tagungen im Ausland.
Ihr persönlicher Ansprechpartner für Tagungen & Kongresse
Sie planen eine Tagung oder einen Kongress und suchen Unterstützung bei Organisation und Umsetzung? Sagen Sie uns kurz Teilnehmerzahl, Zeitraum und Ziel der Veranstaltung. Wir melden uns zeitnah mit ersten Ideen und beraten Sie persönlich zu den nächsten Schritten.
Ihr Ansprechpartner
Tjorven Kowalski
Projektleiter Events
Persönlich erreichbar für Planung, Rückfragen und die nächsten Schritte
Haben Sie eine Idee für eine Tagung oder einen Kongress?
Beschreiben Sie kurz Ihre Veranstaltung – Teilnehmerzahl, Zeitraum und Ziel der Tagung. Wir melden uns mit ersten Ideen, passenden Locations und einem realistischen Bild für Konzept und Organisation.
Antwort innerhalb von 24 Stunden
Erste Einschätzung kostenlos und unverbindlich
Für Tagungen ab ca. 50 Teilnehmern
Häufige Fragen zu Tagungen und Kongressen in Hamburg
Wie viel kostet eine Tagung oder ein Kongress in Hamburg?
Die Kosten einer Tagung oder eines Kongresses hängen von Teilnehmerzahl, Dauer, Location, Technik, Catering und dem Umfang des Teilnehmermanagements ab. Eine eintägige Tagung für 80 Teilnehmer in einem Tagungshotel liegt in einem völlig anderen Kostenrahmen als ein mehrtägiger Fachkongress für 500 Personen mit Rahmenprogramm und Abendveranstaltung. Wir erarbeiten nach einem ersten Gespräch eine realistische Kostenschätzung auf Basis Ihrer Anforderungen.
Unterstützen Sie auch bei der Suche nach einer passenden Tagungslocation?
Ja – die Locationsuche ist Teil unserer Planung. Wir kennen die Tagungslocations in Hamburg aus eigener Erfahrung und empfehlen je nach Teilnehmerzahl, Format und gewünschter Atmosphäre passende Optionen. Für größere Kongresse oder mehrtägige Formate prüfen wir auch Hotelkontingente und koordinieren die Abstimmung mit der Location direkt.
Wie kann man einen Kongress gut strukturieren?
Eine bewährte Grundstruktur: Eröffnung und Begrüßung, Keynote-Vorträge im Plenum, Kaffeepausen als Networking-Zeiten, parallele Workshops oder Breakout-Sessions am Nachmittag und ein abschließendes Abendprogramm für informellen Austausch. Entscheidend ist ein klarer Ablaufplan mit ausreichend Pufferzeit, gut gebrieften Referenten und einem technischen Backup-Plan. Wir entwickeln die Struktur gemeinsam mit Ihnen.
Welche Optionen gibt es beim Teilnehmermanagement?
Je nach Bedarf übernehmen wir einzelne Bausteine oder das komplette Teilnehmermanagement: Einladungsversand, individuelle Anmeldeseite oder Formular, Bestätigungsmails, Hotelbuchung für auswärtige Teilnehmer, Akkreditierung und Check-in vor Ort, Namensschilder und Tagungsmappen, Zertifikate im Nachgang sowie Feedback-Erhebung. Für große Kongresse empfehlen wir eine digitale Event-App, über die Teilnehmer Programm, Networking und Feedback in Echtzeit nutzen können.
Brauche ich eine Versicherung für eine Tagung oder einen Kongress?
Für größere Veranstaltungen empfiehlt sich eine Veranstaltungsversicherung – insbesondere eine Veranstaltungsausfallversicherung (z.B. bei Absage durch Krankheit eines Hauptreferenten oder höhere Gewalt) sowie eine Haftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden. Wir beraten Sie zu den relevanten Versicherungsbausteinen und koordinieren die Abstimmung mit spezialisierten Anbietern.
Wie läuft die Planung mit Ihrer Agentur ab?
Nach Ihrer Anfrage melden wir uns für ein erstes Gespräch, in dem wir Ziel, Rahmen und Budget Ihrer Veranstaltung klären. Darauf aufbauend entwickeln wir ein Konzept mit Locationvorschlägen, Ablaufstruktur und einem ersten Kostenrahmen. Nach Beauftragung übernehmen wir die komplette Koordination aller Bausteine und sind bis zur Nachbereitung Ihr zentraler Ansprechpartner.
